Wie KI relevante Steuerungsinformationen dorthin bringt, wo sie gebraucht werden

Wenn vorhandene Daten nicht automatisch Wirkung entfalten 

In vielen Organisationen entstehen heute große Mengen an Steuerungsinformationen. Ob Auslastung, Performance oder Ressourcensituation, die Zahlen liegen in strukturierten Reports, Dashboards oder Tabellen vor.  

Die Herausforderung: Entweder werden Auswertungen mit hohem manuellem Aufwand kommentiert oder umfangreiche Reports werden ohne Einordnung versendet. Bei der Vielzahl an Verantwortungsträgern im Unternehmen ist das ein schwieriger Spagat. 

Die Folge: Wichtige Einordnungen fehlen oder erreichen nicht zuverlässig alle relevanten Adressat:innen. Dabei wäre gerade diese Einordnung entscheidend, um aus Zahlen konkrete Handlungsimpulse zu machen. 

Kompass übersetzt Kennzahlen in verständliche Orientierung 

Mit Kompass hat Materna eine Lösung entwickelt, die genau diesen Schritt automatisiert. Trainiert auf zahlenbasierte Auswertungen, greift die Anwendung auf strukturierte Daten aus dem bestehenden BI- und Reporting-Umfeld zurück und formuliert daraus kurze, präzise Textkommentare und Handlungsanregungen. Diese werden regelmäßig per E-Mail an definierte Empfängerkreise versendet, etwa an Führungskräfte mit Teamverantwortung. 

„Uns war es wichtig, dass die KI keine eigenen Interpretationen erfindet, sondern eine aussagekräftige und fehlerfreie Zusammenfassung erstellt. Mit Gemini haben wir dafür die richtige KI gefunden. Im Controlling geben wir über code-basierte KI-Agenten weiterhin die Leitplanken für die Kommentierung vor. Bei den Themen Geschwindigkeit und Skalierbarkeit ist die KI dann unschlagbar“, 

sagt Stefan Litzki, Vice President Group Planning & Reporting bei Materna. 

Drei Ebenen, ein Ziel: Informationen nutzbar machen 

Technisch verbindet Kompass drei zentrale Ebenen. Erstens werden die vorhandenen Reporting- und Controlling-Daten maschinenlesbar aufbereitet. Zweitens generiert die KI daraus konsistente, verständliche Kommentierungen. Drittens erfolgt die automatisierte Verteilung an definierte Empfängergruppen über bestehende Kommunikationswege. 

Gerade diese Verbindung macht den Mehrwert aus. Kompass ist kein isoliertes KI-Werkzeug, sondern eingebettet in vorhandene Prozesse und Systemlandschaften. Die Lösung nutzt bestehende Datenbestände weiter, ergänzt sie aber um eine neue Form der Bereitstellung. Informationen werden nicht nur gesammelt und visualisiert, sondern aktiv in den Arbeitsfluss der Verantwortlichen integriert. 

Für Führungskräfte bedeutet das weniger Suchaufwand, schnellere Orientierung und eine fundiertere Grundlage für Priorisierungen. Für das Controlling bedeutet es weniger manuellen Kommentierungsaufwand und eine deutlich bessere Reichweite der eigenen Informationen. 

Der Mehrwert zeigt sich bereits konkret in der Praxis: Die regelmäßige Information aller Beteiligten über die Auslastungssituation hat dazu beigetragen, die Freigabequote von geleisteten Stunden zu verbessern und damit den Abrechnungszeitpunkt vorzuziehen. Daraus ergibt sich ein Ergebniseffekt im sechsstelligen Bereich, der insbesondere aus Zinseffekten durch ein verbessertes Working Capital resultiert. 

Ein interner Use Case mit breitem Potenzial 

„Kompass zeigt exemplarisch, welchen konkreten Nutzen KI entfalten kann, wenn sie ein echtes Alltagsproblem adressiert. Der Ansatz ist bewusst überschaubar gestartet, hat aber das Potenzial, weit über den ursprünglichen Anwendungsfall hinaus Wirkung zu entfalten“, 

berichtet Stefan Litzki. 

Übertragbar ist die Lösung etwa auf die Projekt- und Programmsteuerung, auf Budget- und Kostenstellenverantwortung, auf KPI-Kommunikation im Management oder auf operative Frühwarnsysteme. Auch in datenintensiven Bereichen wie Service, Infrastruktur oder Produktion kann automatisierte Kommentierung helfen, relevante Entwicklungen schneller sichtbar zu machen. 

Der entscheidende Punkt dabei: Der Mehrwert entsteht nicht allein durch die Daten und auch nicht allein durch die KI. Er entsteht dort, wo beides so zusammengeführt wird, dass Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen. 

KI als Verstärker bestehender Reporting-Investitionen 

Viele Unternehmen und Behörden haben in den vergangenen Jahren erheblich in Reporting-, Analyse- und BI-Strukturen investiert. Kompass zeigt, wie sich diese Investitionen weiter aufwerten lassen. Denn oft fehlt nicht das Wissen im System, sondern der letzte Schritt, um es niedrigschwellig und handlungsrelevant verfügbar zu machen. 

Die KI-gestützte Kommentierung schließt genau diese Lücke. Sie verwandelt Kennzahlen in verständliche Hinweise, ohne die fachliche Kontrolle aus der Hand zu geben. So entsteht aus einem klassischen Performance-Report ein intelligentes Informationssystem, das nicht nur informiert, sondern Orientierung schafft. 

Kompass ist damit mehr als ein internes Controlling-Projekt. Es ist ein Beispiel dafür, wie KI ganz konkret dazu beitragen kann, datenbasierte Steuerung im Alltag wirksamer zu machen: pragmatisch, skalierbar und nah an den Bedürfnissen der Menschen, die mit diesen Informationen arbeiten.