eZOLL macht APPetit auf Zollanmeldungen

Der erste Schritt Richtung Digitalisierung 

Auf dem Weg vom Papierformular in die digitale Welt ging der Zoll hier vor zwei Jahren einen ersten großen Schritt mit dem System „IPK“ für Waren mit einem Wert bis 150 Euro. IPK bedeutet „Internetanmeldung für Post- und Kuriersendungen“ und erlaubt die Angabe der benötigten Daten in einer Weboberfläche. Aber auch hier umfassen die Nutzungshinweise für eine Anmeldung noch 12 Seiten, der Zoll bietet darin direkt eine Hotline zur Klärung von Fragen rund um den benötigten „Elektronischen Zolltarif“ an. 

„Als Zoll muss uns da ein Spagat gelingen“, 

so Stefan Reiger, Projektmanager für die eZOLL-App bei der Generalzolldirektion (GZD). 

„Einerseits ist unser Handeln vor allem durch die EU sehr stark reguliert – andererseits möchten wir es den Bürgerinnen und Bürgern natürlich möglichst leicht machen, mit uns zu interagieren.“ 

 Die Idee: Eine App für alles 

Die Lösung und der nächste Digitalisierungsschritt nach der IPK folgte im vergangenen Jahr dann auch ganz konsequent mit einer App: eZOLL wurde geboren. Schnell waren die Ziele für diese Lösung klar: 

• Bündeln aller Schritte der IPK-Zollanmeldung in einer neuen App – so etwa auch das Bezahlen von Einfuhrabgaben.
• Unterstützung der Nutzenden durch das Vorbelegen von Datenfeldern und den Einsatz künstlicher Intelligenz.
• Einhalten der Bedienlogiken des jeweiligen Betriebssystems (Apple und Android).
• Barrierefreiheit und zolltypisches, attraktives Design. 

Einfach nutzbar, assistiv und selbsterklärend sollte die App werden – gar nicht so einfach bei einer doch recht komplexen Materie. Dieser Aufgabe stellte sich Anfang 2024 ein gemeinsames Projektteam aus Zoll, Materna und Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund).  

Die App Fabrik Zoll: Struktur für agile Projekte 

Kurz vor Projektbeginn wurde in der GZD passenderweise die „App Fabrik Zoll“ aus der Taufe gehoben. Die App Fabrik umfasst heute sechs feste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die projektbezogen aus anderen Bereichen des Zolls unterstützt werden. Sie begleiten neben eZOLL inzwischen auch weitere Projekte in allen Phasen, von der Konzeption über die Entwicklung und den Test bis zum Betrieb. Materna brachte umfangreiche Erfahrungen in der Realisierung von Apps mit, so etwa aus der NINA-Warnapp des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe. 

Von der Anforderung zum Prototyp 

Erfahrene Anforderungsmanager:innen von Materna und der GZD gestalteten zu Projektbeginn User Stories und Epics, wofür sie dem Zoll auch direkt bei dessen Arbeit über die Schulter schauen durften. Schnell gelang es dem agil organisierten Projekt auf dieser Grundlage, greifbare Resultate zu produzieren. Auch dem Bundesministerium der Finanzen wurde schnell eine erste Clickversion präsentiert - diese überzeugte auf ganzer Linie. 

Materna-Projektleiterin Larissa Trepanowski hat das sehr gefreut: 

„Solch ein positives Feedback aus der Leitung eines Bundesministeriums ist eine tolle Bestätigung für die Arbeit des Teams.“ 

Und Spaß gemacht hat die Projektarbeit zudem auch ganz allgemein: 

„Die Zusammenarbeit mit der App Fabrik und dem ITZBund war konstruktiv, zielgerichtet und freundlich – das konnte ja nur gut werden“. 

Intelligente Unterstützung durch KI 

Aber welche Rolle spielt denn nun künstliche Intelligenz? Ganz konkret unterstützt sie bei der Zuordnung von Produkten zu dem bereits erwähnten Zolltarif. Mit der eZOLL-App verbunden ist eine Lösung namens „traideGO“, die aus den vorliegenden Informationen einen Abgleich mit dem Zolltarif vornimmt. Schnell findet sie die passende sechsstellige Warennummer – als Grundlage reicht sogar ein Link zur Produktseite in einem Onlineshop.  

Blick in die Zukunft: eZOLL als Plattform 

Dr. Alexander Gorski leitet das Innovationsmanagement bei der GZD und damit auch die App Fabrik Zoll. Sein Blick in die Zukunft ist eindeutig: 

„Der Trend bei den Bürgerinnen und Bürgern, aber auch in den Unternehmen, geht ganz klar zur Erledigung von Aufgaben und zur Interaktion per Smartphone-App. PC und Laptop verlieren hingegen insgesamt an Bedeutung, das sehen wir umso deutlicher in den jüngeren Generationen. Wir als Zollverwaltung möchten dieser Entwicklung Rechnung tragen und unser App-Angebot in den kommenden Jahren stetig erweitern.“ 

Da ist es sinnvoll, in der eZOLL-App gleich auch eine Plattform für weitere Funktionalitäten anzulegen. 

„Genau so wurde die App von Anfang an konzipiert“, 

bestätigt Dennis Bonasera, Teamleiter Mobile Development bei Materna.

 „Viele Komponenten aus der Zollanmeldung können in anderen Kontexten weiter- oder mitgenutzt werden. Das reduziert Entwicklungszeiten, spart Kosten und vermeidet Fehler.“ 

Und so gibt es denn auch bereits mehrere Kandidaten für neue Funktionalitäten auf der Roadmap der eZOLL-App. Diese werden gerade mit einem sogenannten RICE-Scoring (Reach, Impact, Confidence und Effort) priorisiert und können dann von den bereits verfügbaren Modulen aus der Zollanmeldung profitieren.  

Technik, Test und Launch 

Zur Realisierung von eZOLL wurde das bewährte Framework „Flutter“ ausgewählt. Das bereits vorhandene Designsystem des Zolls erhielt eine Erweiterung um Module für mobile Endgeräte, wobei neben dem Corporate Design des Zolls auch Barrierefreiheit eine gewichtige Rolle spielte. Den entsprechenden BITV-Test bestand die fertige App dann auch mit Bravour. 

Ende 2024 ging das System live, unterstützt von einer kleinen Informationskampagne. Flyer im Smartphone-Look, Plakate für die Zollämter und eine Kampagne auf den relevanten Social-Media-Kanälen sorgten für einen guten Bekanntheitsgrad. Hierbei unterstützt die Materna-Tochter Materna TMT GmbH mit Agenturleistungen. Ziemlich schnell gingen dann die ersten Anmeldungen über eZOLL ein – und dazu auch gleich positives Feedback. „Die Anmeldung verlief simpel und war schnell erledigt. Die App ist gut strukturiert und die Eingabe wird unterstützt“, lautet etwa eine Bewertung im App Store von Apple.  

Auf diesem Erfolg ruht sich das Projektteam aber nicht aus – für 2025 stehen weitere spannende Funktionen auf der Roadmap für eZOLL.